16.8°C, 3 Bft. Inloggen

 

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE DELFTSE STUDENTEN ROEIVERENIGING PROTEUS-ERETES

Artikel 1.Zij, die voldoen aan de eisen gesteld in Artikel 5 der statuten kunnen zich als kandidaatslid bij het bestuur aanmelden op de daarvoor jaarlijks door het bestuur vast te stellen dagen, door middel van inlevering van een ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier.

Artikel 2.Een toegelaten lid verbindt zich als lid voor een geheel verenigingsjaar.

Artikel 3.Het aantal natuurlijke personen als bedoeld in Artikel 5.1.c der statuten mag het 1/20e deel van het totaalaantal leden van de vereniging niet te boven gaan.

Artikel 4.Gewone leden, als bedoeld in Artikel 5 der statuten, zijn verplicht tot het betalen van een sportkaartbijdrage, welke is vastgesteld op de prijs van een sportkaart geldende voor hem bij de Technische Universiteit Delft, geldende op 1 september van het lopende boekjaar. Derdejaars welke niet studeren aan de TU Delft en vierdejaars en ouder die geen wedstrijd, die gevaren wordt volgens het Reglement voor Roeiwedstrijden van de KNRB, starten, zijn vrijgesteld van deze bijdrage.

Artikel 5.Vierde- en ouderejaars, als bedoeld in Artikel 4, krijgen:

  1. de kosten van een sportkaart van een TU student voor 50% vergoed, indien deze voor 1 oktober van het lopende boekjaar bij de penningmeester van het bestuur is gedeclareerd en er in het desbetreffende boekjaar gestart is als roeier of stuur op tenminste een wedstrijd die gevaren wordt volgens het Reglement voor Roeiwedstrijden van de KNRB;
  2. de resterende 50% van de sportkaart vergoed, indien de kosten als bedoeld in a. gedeclareerd zijn en er in het desbetreffende boekjaar gestart is als roeier of stuur op tenminste twee wedstrijden die gevaren worden volgens het Reglement voor Roeiwedstrijden van de KNRB. 

Artikel 6.Gewone leden zijn verplicht de helft van de verschuldigde jaarlijkse bijdrage, bestaande uit de contributie en, indien van toepassing, de sportkaartbijdrage, te voldoen voor 1 december en het resterende deel voor 1 maart van het lopende boekjaar, behoudens uitzonderingsgevallen, ter beoordeling van het bestuur. Bij tussentijdse toetreding wordt de bijdrage door het bestuur vastgesteld; deze bijdrage moet dan bij toetreding worden voldaan.

Artikel 7.Wijzigingen van jaarlijkse bijdragen van de leden voor het toekomstig boekjaar worden door de algemene vergadering behandeld en schriftelijk aan de leden meegedeeld, ten minste twee maanden voor het begin van het toekomstig boekjaar.

Artikel 8.De opzegging van het lidmaatschap, genoemd in Artikel 11b der statuten, dient op één van de volgende wijzen te geschieden:

  1. per aangetekende brief;
  2. per brief, in welk geval een ontvangstbewijs van de secretaris verkregen moet worden;
  3.  

De leden

Artikel 9.De rechten van een gewoon lid, als bedoeld in Artikel 5 der statuten, zijn:

  1. toegang tot algemene vergaderingen;
  2. toegang tot de voor de vereniging bestemde accommodaties, behoudens de beperkingen zoals gedefinieerd in artikel 9 van het dagelijks reglement;
  3. het woord voeren in algemene vergaderingen;
  4. het introduceren van niet-leden in de algemene vergaderingen, behoudens beperkingen van het bestuur;
  5. het introduceren van niet-leden in de voor de vereniging bestemde accommodaties, behoudens beperkingen van het bestuur;
  6. het indienen van voorstellen, moties en amendementen op voorstellen en moties, benevens het houden van interpellaties op algemene vergaderingen;
  7. het deelnemen aan activiteiten van de vereniging;
  8. het gebruik van het materieel en faciliteiten, behoudens bepalingen gesteld in het dagelijks reglement;
  9. alle andere rechten door de statuten, het huishoudelijk reglement en het gebruik geschonken;
  10. om zitting te mogen nemen in een commissie.

Artikel 10.Ereleden en Leden van Verdienste hebben dezelfde rechten als gewone leden. Zij hebben bovendien het recht tot bijwonen van bestuurs- en commissievergaderingen. Zij zijn vrijgesteld van de jaarlijkse bijdrage.

Artikel 11.Reünisten hebben de rechten genoemd in Artikel 9.a,b,c, en Artikel 9.j mits het bestuur toestemming hiervoor heeft gegeven.

Artikel 12.Het bestuur kan leden schorsen:

  1. wegens handelingen in strijd met de belangen van de vereniging, tot een maximale duur van één jaar;
  2. wegens het niet voldoen, binnen de door het bestuur vastgestelde termijn, van enige geldelijke verplichting ten aanzien van de vereniging. Deze schorsing wordt na voldoening van het verschuldigde onmiddellijk opgeheven.

Artikel 13.Het bestuur stelt bij schorsing de betrokkene hiervan op de hoogte per aangetekende brief of per mail waarbij een ontvangstbevestiging vereist is, met vermelding van reden.

Artikel 14.Een geschorst lid behoudt zijn/haar plichten, echter mist voor de duur van de schorsing alle rechten, behoudens het recht om op de eerstvolgende algemene vergadering aanwezig te zijn en het woord te voeren ter eigen verdediging.

Artikel 15.Niet-leden kunnen alleen na toestemming van het bestuur van het materieel gebruikmaken.

Artikel 16.Ieder lid is gehouden zich te gedragen naar de statuten, het huishoudelijk reglement en overige reglementen naar besluiten genomen door de algemene vergadering en het bestuur. Exemplaren van statuten, huishoudelijke reglementen en overige reglementen zijn verkrijgbaar bij het bestuur.

Artikel 17.Het is de verantwoording van leden zelf om wijzigingen van het adres, telefoonnummer en e-mailadres in de ledenadministratie door te voeren en overige wijzigingen in de contactgegevens aan het bestuur door te geven. Indien gegevens niet correct zijn doorgegeven door een lid dan zijn de daaruit voorkomende consequenties voor eigen verantwoordelijkheid.

Het bestuur

Artikel 18.Het bestuur is belast met:

  1. de algemene leiding van de vereniging;
  2. het uitvoer geven aan de besluiten van de algemene vergadering;
  3. het toezicht houden op de commissies en de functionarissen;
  4. het opstellen van een discussiestuk, aan het begin van haar ambtsperiode, over haar te voeren beleid, en het presenteren hiervan op de algemene vergadering als bedoeld in Artikel 20 der statuten. Dit beleid dient aan te sluiten op het meerjarenplan.
  5. het doorgeven van haar beleid aan haar opvolgster.

Artikel 19.Het bestuur bestaat met een voorzitter, een secretaris en een penningmeester als genoemd in Artikel 14.1 der statuten, uit een vicevoorzitter, een commissaris wedstrijdroeien, een commissaris toerroeien, een commissaris materieel en een commissaris loods.

Artikel 20.Het bestuur kan in geval van ontstentenis van de secretaris of penningmeester uit zijn midden een plaatsvervangend secretaris of penningmeester aanwijzen.

Artikel 21.Indien tussentijds een nieuw bestuur wordt verkozen moeten ten minste twee leden van het zittende bestuur aanblijven, terwijl de penningmeester zitting in het bestuur heeft gedurende de periode tussen twee jaarvergaderingen.

Artikel 22.Leden van het kandidaatsbestuur zoals aangedragen door het zittende bestuur, die lid zijn geworden volgens Artikel 5.1.c der statuten, kunnen niet de functie van voorzitter, secretaris of penningmeester vervullen.

Artikel 23.Verkiezingen voor het bestuur geschieden na kandidaatstelling. Kandidaat zijn zij, die:

  1. als zodanig door het bestuur ten minste een week voor de verkiezingen aan alle leden bekend zijn gemaakt;
  2. als zodanig door ten minste tien stemgerechtigde leden 48 uur voor de verkiezingen schriftelijk aan het bestuur bekend zijn gemaakt. Het bestuur moet deze kandidaten onmiddellijk aan alle leden bekend maken. De kandidaten onder b. moeten een verklaring overleggen, dat zij hun kandidatuur aanvaarden.

Artikel 24.Verkiezingen voor het bestuur vinden plaats op een algemene vergadering zoals bedoeld in Artikel 54.

  1. indien er geen tegenkandidaten zijn, dan zijn de kandidaten gesteld door het bestuur gekozen, tenzij de algemene vergadering het hiermee niet eens is.
  2. zijn er meerdere kandidaten dan vindt er stemming plaats. Gekozen zijn zij die de volstrekte meerderheid van de stemmen op zich heeft verenigd. Heeft geen der kandidaten de volstrekte meerderheid op zich verenigd, dan vindt er herstemming plaats tussen die kandidaten, die beiden grootste aantallen stemmen op zich verenigd hebben.

Artikel 25.Het bestuur brengt mededelingen van belang voor de leden schriftelijk ter kennis aan die leden.

Artikel 26.Ieder bestuurslid heeft recht:

  1. inzage te nemen in alle stukken, de vereniging betreffende;
  2. vergaderingen van commissies bij te wonen;
  3. een lid te verwijderen uit de accommodaties van de vereniging wegens wangedrag in welke vorm dan ook, zie artikel 3 van het dagelijks reglement.

Artikel 27.Indien een lid een klacht kenbaar maakt aan een bestuurslid, is dit bestuurslid verplicht deze in de eerstvolgende bestuursvergadering in behandeling te nemen. Het resultaat hiervan moet het betrokken lid worden meegedeeld.

Artikel 28.De bestuursleden dragen een onderscheidingsteken bij officiële gelegenheden en algemene vergaderingen. Dit onderscheidingsteken is eigendom van de vereniging.

Artikel 29.Voor elke algemene vergadering wordt een bestuursvergadering gehouden.

Artikel 30.De oud-leden van het bestuur, nog lid zijnde van de vereniging, hebben het recht bestuursvergaderingen bij te wonen en hebben daar een adviserende stem.

Artikel 31.Voor het beschikken over saldi bij banken voor bedragen groter dan €1.000,- zijn de handtekeningen van voorzitter en penningmeester vereist.

Artikel 32.Het bestuur stelt elk jaar een beleidsplan inzake materieelaanschaf op. Dit beleidsplan omvat een wensvloot en een aanschafvoorstel voor het komende boekjaar. Dit beleidsplan wordt ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd. Het goedgekeurde beleidsplan wordt op de algemene vergadering ondertekend door de voorzitter, de secretaris en de commissaris materieel.

De voorzitter

Artikel 33.De voorzitter is belast met:

  1. de leiding van de bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen. Hij/zij draagt er zorg voor dat alle hierin genomen besluiten, worden uitgevoerd;
  2. het toezien op het uitvoeren der taken door de overige bestuursleden;
  3. het onderhouden van contacten met Unit Sport en Cultuur van de Technische Universiteit Delft;
  4. het waarborgen van het uitvoeren van het beleid;
  5. het verzorgen van externe contacten samen met de vicevoorzitter;
  6. het plaatsnemen in de Stichting Huisvesting Proteus-Eretes.

De secretaris

Artikel 34.De secretaris is belast met:

  1. de correspondentie en de interne mededelingen van de vereniging, in overleg met het bestuur en voor zover deze geen betrekking hebben op de gelden;
  2. het beheer van het archief, hetwelk bestaat uit de ingekomen stukken voor zover deze geen betrekking hebben op de gelden;
  3. het bijhouden van een lijst van gewone leden, ereleden, leden van verdienste, donateurs en reünisten;
  4. het jaarlijks opstellen van een lijst van hen, die lid zijn geworden, en van hen, die opgehouden zijn lid te zijn;
  5. het ter tafel brengen van alle ingekomen en uitgegane stukken op bestuursvergaderingen;
  6. het bekend maken van de agenda der algemene vergaderingen en verzenden van oproepen aan de leden;
  7. het maken van notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen;
  8. het onderhouden van contacten met de reünistenvereniging;
  9. de verantwoordelijkheid voor het informeren van de reünisten en externen over de vereniging;
  10. de coördinatie van alle commissies van de vereniging en het bestuur.

De penningmeester

Artikel 35.De penningmeester is belast met:

  1. het innen van alle gelden van de vereniging.
  2. het voeren van correspondentie, die de gelden betreft en het bijhouden van het archief, hetwelk ingezonden stukken en kopieën van uitgegane stukken, die de gelden betreffen, bevat;
  3. het beheer van de gelden van de vereniging, voor welk beheer hij/zij persoonlijk aansprakelijk is. Voor overschrijding van de begroting is het bestuur aansprakelijk;
  4. het doen van een geregelde boekhouding;
  5. het doen van betalingen, met dien verstande, het doen van uitgaven beperkt wordt volgens artikel 38
  6. het kennisgeven aan het bestuur van gevallen van wanbetaling;
  7. het uitbrengen van een halfjaarlijks overzicht aan de algemene vergadering voor 1 maart van het lopende boekjaar. Op deze vergadering kan de begroting worden bijgesteld en worden de voorlopige afrekeningen van de Proteus-Eretes Introductiecommissie, zoals bedoeld in artikel 92 en de inroeicommissie, zoals bedoeld in artikel 80, gepresenteerd
  8. het uitbrengen van een jaarrekening, betreffende zijn geldelijke beheer gedurende het afgelopen boekjaar, in de jaarvergadering onder overlegging van een balans, nadat deze jaarrekening is goedgekeurd door het bestuur. Deze jaarrekening en balans moeten in de jaarvergadering aan stemming worden onderworpen, nadat de kascommissie, als bedoeld in Artikel 82, daarover verslag heeft gedaan;
  9. het plaatsnemen in de Stichting Huisvesting Proteus-Eretes.

Artikel 36.Hij/zij is verplicht aan de kascommissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen en haar inzage te geven in de boeken en bescheiden.

Artikel 37.In de algemene vergadering zoals bedoeld in Artikel 54, dient hij/zij een begroting in, welke in deze algemene vergadering aan stemming moet worden onderworpen.

Artikel 38. Hij/zij mag betalingen doen, met dien verstande dat:

  1. geen toestemming nodig is voor uitgaven die binnen de begroting vallen, of bedragen die de begroting met minder dan €50,- overschrijden;
  2. toestemming van het bestuur nodig is voor overschrijdingen van de begroting, indien deze meer dan €50,- bedragen;
  3. toestemming van de algemene vergadering nodig is voor overschrijdingen van de begroting, indien deze meer dan €1000,- bedragen;

Artikel 39.Hij/zij is ten opzichte van eenieder, met uitzondering van het bestuur en de kascommissie, geheimhouding verplicht inzake financiële omstandigheden van de leden. In geval van wanbetaling kan, na overleg met de betrokkene, hiervan worden afgeweken.

De vicevoorzitter

Artikel 40.De vicevoorzitter is belast met:

  1. het vervangen van de voorzitter bij diens ontstentenis;
  2. het coördineren van sponsor- en advertentiewerving;
  3. het plaatsnemen in de Verenigingsraad Delft;
  4. het coördineren van ledenwerving.
  5. het verzorgen van externe contacten samen met de voorzitter

 

De commissaris wedstrijdroeien

Artikel 41.De commissaris wedstrijdroeien is belast met:

  1. het organiseren en waarborgen van de opbouw en kwaliteit van het wedstrijdroeien;
  2. het beheer van de coachbibliotheek;
  3. de officiële verenigingsvertegenwoordiging op de wedstrijden;
  4. de zorg voor de bekendmaking van wedstrijden voor roeiers;
  5. de administratie verbonden aan deze wedstrijden;
  6. de uitstraling van de prestaties naar de buitenwereld;
  7. het plaatsnemen in het Delfts Studenten Sport Overleg.

Artikel 42.Hij/zij wordt bij het uitoefenen van zijn/haar taak bijgestaan door de commissie ter bevordering van het wedstrijdroeien, als bedoeld in Artikel 103.

De commissaris toerroeien

Artikel 43.De commissaris toerroeien is belast met:

  1. de stimulatie van het roeien, als bedoeld in Artikel 112, onder de leden;
  2. waarborgen van de opbouw en kwaliteit van de competitiesectie;
  3. de officiële verenigingsvertegenwoordiging op de wedstrijden;
  4. de zorg voor de bekendmaking van wedstrijden en/of toertochten voor roeiers;
  5. de administratie verbonden aan deze wedstrijden en/of toertochten;
  6. de uitstraling van de prestaties naar de buitenwereld.

Artikel 44.Hij/zij wordt bij het uitoefenen van zijn/haar taak bijgestaan door de commissie ter bevordering van het competitieroeien , als bedoeld in Artikel 111 en door de toerroeicommissie als bedoeld in Artikel 97.

De commissaris materieel

Artikel 45.De commissaris materieel is belast met:

  1. het faciliteren van het roeien;
  2. de zorg voor het drijvend materieel van de vereniging, ergometers, roeibakken en ander trainingsmateriaal;
  3. het doen repareren en in voorkomende gevallen het repareren van de in b. genoemde zaken;
  4. het opstellen van schaderapporten;
  5. het bijhouden van het onderhoudsregister.
  6. zorg dragen voor de gereedschapskist.

Artikel 46.Hij/zij zorgt dat beschikbaar zijn:

  1. een (digitaal) schadeboek;
  2. een dagelijks reglement in de loods, door hem in samenwerking met de commissaris loods opgesteld;
  3. een exemplaar van het vaarreglement in de loods.

Artikel 47.Hij/zij stelt in de commissie ter bevordering van het wedstrijdroeien, zoals bedoeld in Artikel 103, richtlijnen op inzake botentoewijzing voor wedstrijdploegen; hij/zij beslist inzake de botentoewijzing voor competitieroeiers na overleg met de commissaris toerroeien.

Artikel 48.Hij/zij dient zich op de hoogte te houden van de nieuwste ontwikkelingen betreffende materieel en materiaal, de roeisport betreffende.

Artikel 49.Hij/zij is belast met de vlootplanning en aanschafplanning. In de algemene vergadering, zoals bedoeld in Artikel 54, dient hij/zij een voorstel tot aanschaf in, welke in deze algemene vergadering aan stemming moet worden onderworpen. Vooraf aan de algemene vergadering worden twee openbare materieel overleg avonden georganiseerd.

Artikel 50.Hij/zij wordt bij het uitoefenen van zijn/haar taak bijgestaan door een materieelcommissie, als bedoeld in Artikel 86.

De commissaris loods

Artikel 51.De commissaris loods is belast met:

  1. het beheer en verbeteren van het gebouw, de inventaris en het buitenterrein;
  2. het doen repareren en in voorkomende gevallen het repareren van de in a. genoemde zaken;
  3. het preventief onderhoud doen aan het gebouw;
  4. het opstellen en uitvoeren van het onderhoudsplan, welke eens in de vijf jaar vanaf seizoen 1996-1997 opnieuw opgesteld wordt in samenwerking met de Stichting Huisvesting Proteus-Eretes;
  5. het plaatsnemen in de Stichting Huisvesting Proteus-Eretes.

Artikel 52.Hij/zij zorgt dat een dagelijks reglement beschikbaar is in de loods, dat door hem/haar in samenwerking met de commissaris matserieel is opgesteld.

Artikel 53.Hij/zij wordt bij het uitoefenen van zijn/haar taak bijgestaan door een loodscommissie, als bedoeld in Artikel 84.

De algemene vergaderingen

Artikel 54.De algemene vergaderingen worden verdeeld in:

  1. huishoudelijke vergaderingen;
  2. buitengewone vergaderingen;
  3. jaarvergaderingen.

Artikel 55.Huishoudelijke vergaderingen worden gehouden ter behandeling van huishoudelijke aangelegenheden van de vereniging.

Artikel 56.Buitengewone vergaderingen worden gehouden bij gelegenheid van een voor de vereniging heuglijk feit.

Artikel 57.De jaarvergadering wordt in oktober van elk jaar gehouden. In deze vergadering brengt het bestuur verslag uit over haar werkzaamheden, over de geldmiddelen van de vereniging en over haar lotgevallen van het afgelopen boekjaar.

Artikel 58.Voor een algemene vergadering worden de personen genoemd in Artikel 5 der statuten, schriftelijk bijeengeroepen. Dit wordt ten minste zeven dagen voor de vergadering verzonden. Het vermeldt onder meer de te behandelen agendapunten en de bestuursvoorstellen.

Artikel 59.Een algemene vergadering kan slechts doorgang vinden, indien het aantal aanwezige leden, zijnde geen bestuurslid, ten minste één meer bedraagt, dan het aantal aanwezige bestuursleden.

Artikel 60.Op de algemene vergaderingen, als bedoeld in Artikel 54 laat de secretaris een presentielijst circuleren, waarop de leden hun handtekening zetten.

Artikel 61.Tijdens de vakanties van de Technische Universiteit Delft mogen geen algemene vergaderingen, zoals bedoeld in Artikel 54, worden gehouden tenzij hier een acute aanleiding voor is, ter beoordeling van het bestuur.

Artikel 62.Alle financiële bescheiden, die aan de algemene vergadering worden voorgelegd, moeten tenminste vijf dagen voor de vergadering tot na afloop van deze vergadering voor de leden ter inzage liggen.

Artikel 63.Een voorstel, waarover door de algemene vergadering een besluit genomen is, kan pas twee maanden later weer in behandeling genomen worden.

Artikel 64.Moties moeten ondertekend worden door ten minste vijf stemgerechtigde leden en schriftelijk worden ingediend bij het bestuur.

Artikel 65.Moties welke ten minste 48 uur voor de eerstvolgende algemene vergadering, zoals bedoeld in Artikel 54.a Artikel 54.c, zijn ingediend, worden uiterlijk in deze vergadering behandeld en in stemming gebracht.

Artikel 66.Indien meerdere moties over eenzelfde onderwerp tegelijkertijd in behandeling zijn, wordt de verstrekkende motie het eerst in behandeling genomen, dit ter beoordeling aan het bestuur.

Artikel 67.Een in de algemene vergadering aangenomen motie geldt als besluit van de algemene vergadering.

Artikel 68.Besluiten, genomen door de algemene vergadering, worden schriftelijk aan de leden kenbaar gemaakt.

Artikel 69.De notulen van de vorige algemene vergadering worden door de secretaris ter vergadering voorgelezen. Deze bevatten:

  1. een beknopte samenvatting van de genomen besluiten en gedane mededelingen;
  2. in het kort de strekking van de gevoerde discussies;
  3. uitslagen van alle stemmingen.

Commissies

Artikel 70.Commissies worden samengesteld door het bestuur en zijn verantwoording verschuldigd zowel aan het bestuur als aan de algemene vergadering. Uitzondering hierop zijn de kascommissie en de raad van advies; deze zullen hun eigen leden voordragen tijdens de algemene vergadering en zijn alleen verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering.

Artikel 71.Iedere commissie bestaat uit ten minste drie leden. Een bestuurslid maakt deel uit van iedere commissie die in het huishoudelijk reglement genoemd is, behalve de kascommissie, de stemcommissie en ondercommissies.

Artikel 72.De decharge van commissies geschiedt na het uitbrengen van een schriftelijk verslag over hun werkzaamheden en bevindingen en na goedkeuring van het financieel verslag door de algemene vergadering en de kascommissie.

Artikel 73.Commissieleden worden door het bestuur geïnstalleerd en gedechargeerd tijdens de algemene vergadering.

Artikel 74.De leden van de commissie kiezen uit hun midden een penningmeester, die verantwoording verschuldigd is voor de gelden van de commissie aan de penningmeester van de vereniging.

Artikel 75.Aftredende commissieleden vervullen hun functie tot de installatie van hun opvolgers, tenzij er in overleg met de rest van de commissie en het bestuur er voor een andere oplossing wordt gekozen.

 

Artikel 76.De acquisitiecommissie heeft tot taak het uitvoeren van sponsorwerving voor grotere projecten en voor de vereniging.

  1. De beheercommissie heeft tot taak het exploiteren en onderhouden van de bar en de sociëteit. Verder hebben leden van de beheercommissie het recht om een lid te verwijderen uit de accommodaties van de vereniging wegens wangedrag in welke vorm dan ook, zie artikel 3 van het dagelijks reglement. Daarnaast is de beheercommissie verantwoordelijk voor:
  2. de activiteitencommissie, heeft tot taak het organiseren van activiteiten ter bevordering van de integratie van eerstejaars leden;
  3. de barcommissie en heeft tot taak het ondersteunen van de beheercommissie achter de bar tijdens borrels en evenementen;
  4. de ouderdagcommissie, heeft tot taak het organiseren van een ouderdag op de vereniging.

Artikel 77.De bouwcommissie heeft als taak het coördineren van alle werkzaamheden en besluitvorming met betrekking tot de uitbreiding en verbouwing van Proteus-Eretes. Ook zijn ze verantwoordelijk voor de informatievoorziening naar de leden en andere relevante partijen. Daarnaast is de bouwcommissie verantwoordelijk voor:

  1. de wervingscommissie, heeft als taak het werven van middelen ten behoeve van de uitbreiding en verbouwing van Proteus-Eretes.
  2. de roeibakcommissie, heeft als taak het zorgen voor het ontwerp en de ontwikkeling van de (roei)technische onderdelen van de roeibak die in uitbreiding geplaatst zal worden.
  3. De inrichtingscommissie, heeft tijdens de aanbouw als taak het verzorgen van de inrichting van de aanbouw en beuk voor na de aanbouw.

Artikel 78.De huisstijlcommissie heeft tot taak het ondersteunen van grafisch werk op de vereniging en het waarborgen van de huisstijl.

Artikel 79.De inroeicommissie heeft tot taak:

  1. het organiseren van de kennismakingstijd tot en met de inauguratie;
  2. het zorgen voor roei-instructeurs voor de kandidaatsleden;
  3. integratie van kandidaatsleden onderling en met de rest van de vereniging;
  4. aanleren van mores en tradities van de vereniging aan kandidaatsleden.

Artikel 80.De jaarboekcommissie heeft tot taak het samenstellen en uitbrengen van het

jaarboek van de vereniging, dat waar mogelijk binnen drie maanden na de jaarvergadering;

Artikel 81.De jeugdroeicommissie heeft als taak het werven van jeugdroeiers door deze te enthousiasmeren over Proteus-Eretes. Daarnaast is de jeugdroeicommissie verantwoordelijk voor:

  1. de juniorentrainingskampcommissie heeft als taak het organiseren van een jaarlijks trainingskamp voor junioren.

Artikel 82.De kascommissie heeft tot taak het controleren van de financiële bescheiden van het bestuur en van de commissies van de vereniging. Aan de hand van deze controle gaat zij de balansen en rekeningen van baten en lasten na, zoals deze aan de algemene vergadering worden voorgelegd.

Artikel 83.De loodscommissie heeft tot  taak het uitvoeren van reparaties aan de loods, de inventaris en het buitenterrein.

Artikel 84.De lustrumcommissie heeft tot taak het organiseren van festiviteiten in een lustrumjaar.

Artikel 85.De materieelcommissie heeft tot taak het uitvoeren van reparaties aan het materieel, zoals bedoeld in Artikel 45.b

Artikel 86.De mediacommissie heeft als taak het vastleggen op foto en film van activiteiten van Proteus-Eretes. Een selectie van het foto- en videomateriaal dient voor leden toegankelijk te zijn.

Artikel 87.De motorbootcommissie heeft tot taak het faciliteren van motorbootbestuurders tijdens wedstrijden van Proteus-Eretes en zorgt ervoor dat het bijbehorende materieel onderhouden wordt en up-to-date blijft.

Artikel 88.De kookcommissie heeft tot taak het verzorgen van maaltijden tijdens borrels en evenementen. Eveneens zijn ze verantwoordelijk voor de keuken en het onderhoud hiervan. Zij worden begeleid door de beheercommissie in plaats van het bestuur.

Artikel 89.De Live Video Commissie heeft als taak het livevideosysteem van Proteus-Eretes te onderhouden en exploiteren, zowel op eigen als op externe wedstrijden.

Artikel 90.De Proteus-Eretes in ‘t Langcommissie heeft tot taak het jaarlijks organiseren van het evenement de Proteus-Eretes in ‘t Lang.

Artikel 91.De Proteus-Eretes Introductiecommissie heeft tot taak het geven van bekendheid aan de roeisport en de vereniging bij studenten in Delft, in het bijzonder gedurende de ontvangstdagen van de Technische Universiteit Delft.

Artikel 92.De Proteus-Eretes Lente Activiteitencommissie heeft tot taak het jaarlijks organiseren van activiteiten in de lente.

Artikel 93.De redactiecommissie heeft tot taak

  1. het verzorgen van de periodieke uitgave van het verenigingsorgaan ‘het Venster’; het verenigingsorgaan wordt minstens twee keer per jaar uitgebracht.

Artikel 94.De stemcommissie heeft tot taak het regelen van de stemmingen tijdens de algemene vergaderingen. Bestuursleden kunnen geen lid zijn van de stemcommissie. Tot instelling van een stemcommissie wordt overgegaan indien hiertoe de wens te kennen wordt gegeven door ten minste vijf stemgerechtigde leden of indien het bestuur dit noodzakelijk acht.

Artikel 95.De tijdwaarnemingscommissie heeft tot taak het tijdwaarnemingssysteem van Proteus-Eretes te onderhouden en exploiteren, zowel op eigen als op externe wedstrijden.

Artikel 96.De toerroeicommissie heeft tot taak:

  1. het bevorderen van het competitieroeien bij de vereniging;
  2. het contact houden met en het begeleiden van alle eerstejaars competitieroeiers;
  3. het onderhouden van contacten met de inroeicommissie;
  4. het ondersteunen van de commissaris toerroeien.

Artikel 97.De varsity-commissie heeft tot taak het organiseren van de deelname door de vereniging aan het nummer de ‘Oude Vier’ op de jaarlijkse roeiwedstrijd de ‘Varsity’ zodanig dat aan alle verplichtingen kan worden voldaan.

Artikel 98.De vervoerscommissie heeft tot taak het faciliteren en exploiteren van het botenvervoer voor de vereniging dan wel voor derden, op zodanige wijze dat het profijt voor de vereniging optimaal is. De winsten die hieruit voortvloeien komen, na aftrek van reserveringen voor het in stand houden van het materieel, ten goede aan de vereniging. Het te volgen beleid wordt jaarlijks vastgesteld in overleg met het bestuur.

Artikel 99.De websitecommissie heeft al taak: het verzorgen en innovatief houden van de Proteus-Eretes website als verenigingsorgaan.

Artikel 100.De winterwedstrijdencommissie heeft tot taak het jaarlijks organiseren van de winterwedstrijden.

Raad van advies

Artikel 101.De raad van advies bestaat uit minimaal drie personen, te weten:

  1. een voorzitter;
  2. minimaal één deskundige op het gebied van wedstrijdroeien, competitieroeien en één oud-bestuurder.
  3. De raad van advies kiest zijn eigen leden. Benoemingen worden genoemd tijdens een algemene vergadering.
  4. De raad van advies vergadert minimaal vier keer per jaar.
  5. Zij heeft tot taak:
    1. het gevraagd of ongevraagd adviseren van het bestuur;
    2. het verslag uitbrengen op de jaarvergadering over het afgelopen jaar;
    3. het coördineren van het schrijven van een nieuw meerjarenplan elk derde jaar in vierjarige cyclus, ingaande vanaf boekjaar 2015-2016;
    4. het introduceren van het aankomende bestuur in het meerjarenplan en begeleiden in het schrijven van een jaarbeleid dat past binnen dit meerjarenplan;
    5. het waarborgen van de uitvoering van het meerjarenplan door de verschillende besturen.

Het wedstrijdroeien

Artikel 102.De commissie ter bevordering van het wedstrijdroeien (het presidium) bestaat uit minimaal vijf personen (bestuurders niet meegerekend), te weten;

  1. een voorzitter;
  2. vier sectiecoördinatoren (horizontaal, danwel verticaal in te delen), de Commissaris Materieel en Commissaris Wedstrijdroeien;
  3. zij heeft tot taak het creëren van randvoorwaarden voor de wedstrijdsectie;
  1. het verhogen van het niveau van de wedstrijdsectie op het gebied van continuïteit, prestaties en organisatie en het nemen van beslissingen hierover;
  2. beslissing nemen over intrainingsname;
  3. adviseren in de vlootverdeling?;?
  4. controleren van, en sturen in het botenplan om ervoor te zorgen dat het in lijn is met de langetermijnplannen van de KNRB?;?
  5. aanstellen en evalueren van de profcoach(es)?;?
  6. actief waken over het wedstrijdroeigedeelte van het meerjarenplan?;?
  7. coachkaders aanstellen en begeleiden door o.a. het stellen van seizoensdoelen en het sturen in selecties en boottypes;
  8. opleiding van coaches waarborgen door o.a. het organiseren van cursussen;

Artikel 103.Wedstrijdroeiers zijn leden van de vereniging die zich door middel van trainingen voorbereiden op nationale roeiwedstrijden als omschreven in het reglement voor roeiwedstrijden van de K.N.R.B. Zij worden door het bestuur geïnstalleerd.

Artikel 104.Coaches zijn functionarissen van het bestuur en worden door deze geïnstalleerd op voorstel van de sectiecoördinatoren en profcoaches. Zij zijn verantwoordelijk voor de begeleiding van de aan hen toevertrouwde wedstrijdroeiers. Zij stellen een trainingsprogramma op dat goedkeuring behoeft van de betrokken roeiers. Zij zijn verantwoording schuldig aan het bestuur en aan de sectiecoördinatoren en het presidium. Er dient een vertegenwoordiger van ieder coachkaders aanwezig te zijn bij de coachvergadering, zoals bedoeld in Artikel 108.

Artikel 105.De sectiecoördinatoren staan aan het hoofd van de wedstrijdsecties.

  1. Er is voor iedere wedstrijdsectie een sectiecoördinator, verticaal dan wel horizontaal ingericht. Om het niveau van het wedstrijdroeien op een gewenst peil te houden kan hierin gefaciliteerd worden met behulp van een profcoach.
  2. Een profcoach is verantwoordelijk voor de prestaties van de groep waarvoor hij/zij is aangenomen. Hij/zij heeft tot taak binnen de groep waarvoor hij/zij is aangenomen:
  1. het structureren van en leiding geven aan de wedstrijdsecties;
  2. het zorg dragen voor het opleiden van wedstrijdcoaches;
  3. Het vastleggen van sectie-jaarplannen, trainingsschema’s en doelstellingen, in overleg met de coachkaders;
  4. het werven van wedstrijdcoaches en het samenstellen van coachkaders;
  5. het monitoren van de stand van zaken van de desbetreffende sectie, als bedoeld in Artikel 106.a;
  6. het contactpersoon voor de vereniging te zijn naar de bondscoaches toe;
  7. nieuwe impulsen op het gebied van wedstrijdroeien te geven aan de vereniging;
  8. het verslag doen aan de het presidium, het bestuur, de coachvergadering en de coachkaders.
    1. Daarnaast is Proteus-Eretes lid van het Rowing Talentcenter (RTC) Zuid-Holland. Jaarlijks wordt door het bestuur en presidium bekeken of het beleid van het RTC aansluit aan het beleid van Proteus-Eretes. Naar aanleiding hiervan wordt besloten of Proteus-Eretes deel blijft uitmaken van het RTC.

 

Artikel 106.De commissie ter bevordering van het wedstrijdroeien, zoals bedoeld in Artikel 103, beslist over de intrainingsname, ploegindeling en materieelverdeling samen met de commissaris wedstrijdroeien en de commissaris materieel van het bestuur.

Artikel 107.Leden van de coachvergadering zijn de profcoaches, hoofdcoaches en de sectiecoördinatoren. Zij zijn verplicht de coachvergaderingen bij te wonen. Coachvergaderingen zijn openbaar.

Artikel 108.Minstens twee leden van het bestuur zijn aanwezig bij op nationale roeiwedstrijden als omschreven in het reglement voor roeiwedstrijden van de K.N.R.B. waaraan de vereniging deelneemt. Zij treden op als officiële vertegenwoordigers van de vereniging.

Artikel 109.Het bestuur beslist in laatste instantie over uitzending van ploegen naar wedstrijden en toewijzing van boten.

Het competitieroeien

Artikel 110.De commissie ter bevordering van het competitieroeien (de Zweth) heeft tot taak:

  1. het bevorderen van het competitieroeien bij de vereniging door middel van het ondersteunen van coaches, middels coachvoorzieningen, materieel en wat daar meer bij nodig mag zijn;
  2. het op peil houden van het coachbestand voor competitieroeiers;
  3. het verzorgen van het onderlinge contact tussen de competitiecoaches door het organiseren van bijeenkomsten of clinics;
  4. het ondersteunen van de competitiecoaches door middel van clinics, technische cursussen en instructies;
  5. het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur over zaken betreffende het competitieroeien.

Artikel 111.Competitieroeiers zijn roeiende leden die niet actief zijn in de wedstrijdsectie. Zij zijn onderverdeeld in:

  1. eerstejaarsroeiers, roeiers die de NOOC-competitie of de C4+ sprintbokaal starten;
  2. clubachtroeiers, roeiers die de kruithuisbokaal starten en minstens drie keer per week trainen;
  3. ouderejaarsroeiers, roeiers die actief trainen voor een roeiontmoeting met wedstrijdkarakter.
  4. overige competitieroeiers

Artikel 112.De organisatie en de bevordering van het competitieroeien, zoals bedoeld in Artikel 111, is in handen van:

  1. de commissaris toerroeien, zoals bedoeld in Artikel 43;
  2. de toerroeicommissie als bedoeld in Artikel 97;
  3. de commissie ter bevordering van het competitieroeien als bedoeld in Artikel 111;

Het meerjarenplan

Artikel 113.De langetermijnvisie van de vereniging is vastgelegd in het meerjarenplan.

  1. Dit meerjarenplan wordt:
    1. vastgesteld in de algemene vergadering, zoals bedoelt in Artikel 54;
    2. elke vier jaar vernieuwd, ingaande vanaf boekjaar 2016-2017;
    3. elk derde jaar in de vierjarige cyclus wordt een werkgroep opgezet die het schrijven van een nieuw meerjarenplan regelt, ingaande vanaf boekjaar 2015-2016;
  2. Jaarlijks stelt het bestuur een jaarbeleid op dat past binnen het meerjarenplan.
  3. De raad van advies, zoals bedoeld in Artikel 102, ziet er op toe dat het meerjarenplan gewaarborgd wordt.

Financiën

Artikel 114.Een persoon die ophoudt lid te zijn, is de volledige jaarlijkse bijdrage over het lopende jaar verschuldigd.

Artikel 115.Indien de financiële situatie van een lid, dit naar beoordeling van de penningmeester, het lidmaatschap van de vereniging onmogelijk maakt, kan de penningmeester het lid gedeeltelijke vrijstelling verlenen van de contributie, waarvan echter minimaal €25,- dient te worden voldaan. Aanvragen hiertoe moeten voor 1 oktober bij de penningmeester worden ingediend.

Artikel 116.Een hoofdelijke omslag wordt slechts geheven in het verenigingsjaar waarin de schuld, tot dekking waarvan de omslag dient, werd aangegaan. Alle leden zijn verplicht deze hoofdelijke omslag te betalen.

Artikel 117.Voorgeschoten bedragen door leden kunnen binnen vier weken na het moment van uitgave gedeclareerd worden middels een (digitaal) declaratieformulier, mits de declaratie is voorzien van een factuur of kassabon met gespecificeerd btw-bedrag. Vervoerskosten kunnen worden gedeclareerd tegen ofwel het tarief dat door de Belastingdienst wordt aangegeven als de onbelaste kilometervergoeding ofwel door een declaratie van een brandstofbon van de rit die voor verenigingsdoeleinden is gemaakt.

Artikel 118.Geldelijke middelen van de vereniging dienen slechts gebruikt te worden voor verenigingsdoeleinden. Bij misbruik van bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, contanten, PIN- of brandstofpassen, of bij het niet kunnen overhandigen van een factuur of kassabon met btw- specificatie, is de persoon die op het moment van betaling in bezit was van deze liquide middelen verplicht tot het betalen van een som ter hoogte van de betaling of het missende bedrag en, dit ter beoordeling van het bestuur, een boete, zoals bepaald in artikel 122a.

Artikel 119.Een uit de verenigingsexploitatie vrijgemaakte reservering moet zodanig worden belegd, dat het bedrag steeds en uitsluitend voor het reserveringsdoel beschikbaar blijft tenzij de algemene vergadering hier uitdrukkelijk een uitzondering voor maakt.

Artikel 120.Jaarlijks wordt ten bate van de lustrumonkosten een bedrag gereserveerd en belegd. Tekorten uit de oude lustrumkas worden in geen geval uit de nieuwe gedekt. De grootte van deze jaarlijkse reservering wordt in het jaar na een lustrum door de algemene vergadering bepaald.

Artikel 121.Leden die een incasso-machtiging hebben afgegeven worden ten minste vijf dagen voor de incasso schriftelijk op de hoogte gebracht van het in te incasseren bedrag.

Artikel 122.Inschrijfgeld voor wedstrijden, vervoerskosten, kosten voor trainingskampen etc. worden door de vereniging voorgeschoten, en aan de desbetreffende leden gefactureerd door middel van roeiafrekeningen. Voor de roeiafrekeningen ontvangt een lid schriftelijk een overzicht van de activiteiten waaraan het lid heeft deelgenomen. Indien het overzicht niet juist is dient dit binnen vijf dagen schriftelijk bij het bestuur worden aangegeven. Na deze termijn is het niet meer mogelijk om de roeiafrekening te corrigeren, en dienen de kosten voor de activiteiten waaraan volgens het overzicht is deelgenomen door het lid aan de vereniging betaald te worden.

De orde

Artikel 123.In geval een lid zich misdraagt, kan:

  1. het bestuur hem een werkzaamheid, het doel der vereniging dienend, opdragen en hem desnoods een boete van maximaal €25,- opleggen voor kleine vergrijpen en maximaal €50,- voor zwaardere vergrijpen, dit naar inzicht van het bestuur.
  2. het bestuur hem berispen;
  3. het bestuur hem voor de tijd van ten hoogste een jaar schorsen;
  4. de algemene vergadering op voorstel van het bestuur hem ontzetten met inachtneming van het bepaalde in Artikel 9.6.a der statuten. Van de straf in sub a. staat beroep open bij het bestuur. Voor de straffen sub b. en c. staat beroep open bij de algemene vergadering. Een schorsing kan op voorstel van het bestuur of ten minste vijf stemgerechtigde leden worden opgeheven.

Artikel 124.Boetes worden schriftelijk ter kennis van de betrokkene gebracht, met vermelding van reden. Boetes dienen 14 dagen na kennisgeving te zijn betaald.

Artikel 125.Bij het niet voldoen binnen de door het bestuur vastgestelde termijn van enige geldelijke verplichtingen ten aanzien van de vereniging, ontvangt het lid een schrijven, waarin het verschuldigde bedrag kan worden verhoogd met een boete van ten hoogste 10% met een minimum van €1,-, welke boete gelijk met de hoofdsom voldaan moet worden. Indien na dit schrijven na maximaal 28 dagen niet aan de geldelijke verplichting is voldaan, kan het lid worden aangemaand per aangetekend schrijven. Als er na opnieuw 28 dagen geen betaling is ontvangen, kan de betrokken persoon worden geschorst en kan het bestuur de verschuldigde bedragen gerechtelijk doen incasseren, zulks op kosten van de nalatige.

Artikel 126.Een schorsing wordt per mededeling bekent gemaakt door het bestuur via de officiële verengingskanalen.

Artikel 127.Een ontzetting als bedoeld in Artikel 9.6 der statuten ontslaat een ex-lid niet van enige geldelijke verplichtingen ten aanzien van de vereniging.

Artikel 128.In het geval dat een minderjarige ( jonger dan 18 jaar ) alcoholische dranken nuttigt of als een meerderjarige alcoholhoudende dranken verschaft aan een minderjarige, gelden de volgende sancties:

  1. Bij de eerste overtreding zal er aan de overtreder(s) een boete worden opgelegd, zoals bepaald in Artikel 124.a.
  2. De daaropvolgende keren is het bestuur ook bevoegd de overtreder(s) een maand schorsing op te leggen naast de in Artikel 129.a genoemde boete, zoals bepaald in Artikel 124.c.

De kleuren van de vereniging en het roeitenue van de leden

Artikel 129.De kleuren van de vereniging zijn ultramarijn, oranje en wit.

Artikel 130.Het roeitenue bestaat:

  1. in gewone jaren: uit een ultramarijne broek en een ultramarijn shirt met korte mouwen, met hierop zowel aan de voor- als achterkant een horizontale wit-oranje-witte band met respectievelijke breedten: 2,5 - 5 - 2,5 centimeter. Wedstrijdroeiers als bedoeld in Artikel 104 en niet-wedstrijdroeiers, die wel in de hoedanigheid van een wedstrijdroeier starten, mogen een zogenaamd wedstrijdpakje dragen, met daaronder een shirt met witte mouwen. Na het verdienen van 3 punten als bedoeld in het Reglement voor Roeiwedstrijden van de K.N.R.B. hebben zij vrije keus tot onderkleding.
  2. in lustrumjaren: uit het roeitenue genoemd onder a., tenzij er ter ere van het lustrum lustrumkleuren gehanteerd worden. Het roeitenue bestaat dan uit een broek en T-shirt, dan wel een pakje in de desbetreffende lustrumkleuren. De beslissing om in een lustrumjaar pakjes te dragen ligt bij het bestuur.

Artikel 131.De leden die deelnemen aan wedstrijden zijn verplicht bij deze wedstrijden het tenue genoemd in Artikel 130 te dragen. Indien in de vereniging een overeenkomst betreffende het tenue is aangegaan met een sponsor dan dient het tenue aangepast te worden met opdrukken, logo’s en/of teksten conform deze afspraak.

Artikel 132.De vlag van de vereniging bestaat uit een egaal rechthoekig ultramarijn vlak met zijden die zich verhouden als 2:3, onderscheidenlijk verticaal en horizontaal, met daarop onder het midden een wit-oranje-witte band over de volle lengte van de vlag met breedteverhoudingen 1/2 1/16 1/8 1/16 1/4

Artikel 133.De huisstijl wordt opgesteld en bijgehouden door de huisstijlcommissie en het bestuur. Wijziging van de huisstijl kan alleen na goedkeuring van de algemene vergadering. De huisstijl bestaat uit:

  1. het logo van de vereniging, bestaande uit vier oranje gekantelde bladen, een witte vierhoek op een ultramarijne achtergrond. De logo kan ook in grijswaarde gebruikt worden. Het logo wordt gebruikt voor officiële correspondentie.
  2. het woordmerk, bestaande uit een blauw vlak met witte letters  PROTEUS en daarachter in zwarte letters ERETES. Het woordmerk wordt gebruikt bij alle uitingen, zowel intern als extern. Uitvoeringen is zwart-wit zijn ook mogelijk, daarnaast mag Eretes vervangen worden door commissies, ploegen en andere uitingen.
  3. het lettertype Helvetica met aangepaste letter ‘R’. Dit lettertype is beschikbaar bij de huisstijlcommissie.

Slotbepalingen

Artikel 134.De vereniging draagt generlei verantwoording voor de eigendommen, van welke aard dan ook, van leden en derden in het gebouw aanwezig. Evenmin stelt de vereniging zich aansprakelijk voor de door leden aan derden toegebrachte schade of letsel.

Artikel 135.Een voorstel tot wijziging van of ontheffing op het huishoudelijke reglement kan van het bestuur uitgaan dan wel schriftelijk worden gedaan door ten minste tien stemgerechtigde leden. Over zo'n voorstel moet worden besloten op de algemene vergadering en het dient als agendapunt te worden aangekondigd, waarbij tevens dient te worden vermeld wat het voorstel inhoudt.

Artikel 136.In gevallen dat het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur, behoudens zijn verantwoording aan de eerstvolgende algemene vergadering.

Artikel 137.De algemene vergadering kan reglementen vaststellen en wijzigen waarin taken en bevoegdheden van de organen nader worden geregeld. De reglementen mogen niet in strijd zijn met de wet, de statuten of het huishoudelijke reglement.

Artikel 138.Onder schriftelijke kennisgeving in dit reglement wordt tevens verstaan kennisgeving per e-mail.

Artikel 139.De regelen omtrent de barzolder en horeca- en drankvergunning zijn vastgelegd in het Algemeen Bestuursregelement. Wijzigingen in het Algemeen Bestuursregelement moeten vastgesteld worden op een algemene vergadering, als bedoeld in Artikel 54.

Artikel 140.Voor zaken waar het huishoudelijk reglement niet in beslist kan er door de algemene vergadering een dagelijks reglement worden aangenomen. Elke bepaling van het Dagelijks Reglement, die in strijd is met de statuten en het huishoudelijk reglement is nietig. Het Dagelijks Reglement kan worden aangepast door het bestuur, wijzigingen hiervan dienen medegedeeld te worden tijdens de eerstvolgende algemene vergadering, vanaf dan zijn de wijzigingen van kracht.

 

Juni 2018